Praktischer Leitfaden
Wie neue Zugangsdaten für Mitarbeitende sicherer gesendet werden
Ein einfacher Ablauf, um ein anfängliches Passwort nicht in die Onboarding-E-Mail zu schreiben.
Veröffentlicht: 18. Mai 2026
Grenzen der aktuellen Implementierung
Der aktuelle Client verschlüsselt den Text im Browser und legt den verschlüsselten Inhalt in der URL ab. Das separat geteilte Passwort gehört nicht zum Link. Es gibt keinen Anwendungsserver zum Speichern, Abrufen, Löschen oder als Einmalansicht für Nachrichten.
Weiterer Kontext
Direkte Antwort: Prüfen Sie den Kontaktweg der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, erstellen Sie ein temporäres Passwort, das bei der ersten Anmeldung geändert werden muss, senden Sie es über einen privaten Collogue-Link, verlangen Sie die Einrichtung von MFA und widerrufen Sie das Zugangsmittel, wenn Link und Passwort offengelegt worden sein könnten.
Onboarding ist ein Sicherheitsritual unter Zeitdruck.
Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter benötigt Zugriff. Die IT muss sicher sein, dass die Identität stimmt. Die Personalabteilung muss den Prozess abschließen. E-Mail ist verfügbar, daher landet das temporäre Passwort oft direkt in der Willkommensnachricht.
Das funktioniert. Es erzeugt aber auch einen dauerhaft lesbaren Zugangsdaten-Eintrag.
Ein besserer Prozess trennt Anweisungen vom temporären Geheimnis.
- der genehmigte Starttermin;
- die Identität der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters;
- die Zieladresse;
- ob private E-Mail laut Richtlinie zulässig ist;
- die Führungskraft oder der Sponsor;
- die Systeme, die tatsächlich benötigt werden.
Gewähren Sie keinen privilegierten Zugriff allein deshalb, weil er in einer weitergeleiteten Onboarding-Tabelle auftaucht.
Das von der IT übermittelte Passwort sollte niemals dauerhaft weiterverwendet werden.
Der normale Kanal kann Folgendes enthalten:
- die offizielle Anmelde-URL;
- den Benutzernamen;
- Anweisungen zum Start;
- den Supportkontakt;
- Schritte zur MFA-Einrichtung;
- die Erinnerung, Link und separat geteiltes Passwort geheim zu halten.
Die Collogue-Nachricht enthält das temporäre Passwort.
In Umgebungen mit höherem Risiko können Sie Kontext über die Führungskraft oder einen anderen geprüften Kanal bereitstellen. Befolgen Sie die Organisationsrichtlinie, statt ein improvisiertes Ritual zu erfinden.
Dein temporäres Passwort befindet sich im privaten Link unten. Verwende das separat geteilte Passwort, wähle nach deiner ersten Anmeldung ein neues Passwort und richte die Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Wenn eines der beiden Teile offengelegt worden sein könnte, kontaktiere die IT, damit wir die Zugangsdaten ersetzen können.
Die neue Person muss weder Chiffretext noch URL-Fragmente oder authentifizierte Verschlüsselung verstehen, um sicher an Bord zu kommen.
Senden Sie keine dauerhaften Wiederherstellungscodes in derselben Onboarding-E-Mail, sofern die Richtlinie dies nicht verlangt und das Risiko geprüft wurde.
Das Zielsystem sollte dies erzwingen. Collogue steuert die Verfügbarkeit der Nachricht, nicht die Gültigkeit des Kontos.
Behandeln Sie das temporäre Passwort als offengelegt.
- setzen Sie es zurück;
- prüfen Sie die Anmeldeaktivität;
- verifizieren Sie die Adresse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters;
- erstellen Sie ein neues Passwort;
- senden Sie einen neuen privaten Link;
- testen Sie das Verhalten des E-Mail-Scanners der Organisation, wenn das Problem erneut auftritt.
Da das Passwort temporär ist, sollte der Austausch unkompliziert sein.
Das ist ein Designvorteil, keine Unannehmlichkeit.
- Zugangsdaten erstellt;
- Link gesendet;
- Empfänger verifiziert;
- erste Anmeldung abgeschlossen;
- Passwort geändert;
- MFA eingerichtet;
- temporärer Zugriff widerrufen.
Das Protokoll sollte weder das Passwort noch den vollständigen privaten Link enthalten.
Gute Nachvollziehbarkeit protokolliert Aktionen, nicht Geheimnisse.
- die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erhält administrativen Zugriff;
- ein Identitätsnachweis ist erforderlich;
- regulierte Systeme sind beteiligt;
- Genehmigungen müssen erzwungen werden;
- geografische oder vertragliche Kontrollen gelten;
- die Organisation hat eine genehmigte Onboarding-Plattform.
Collogue kann die Zustellung unterstützen. Es ersetzt keine Identitätsverwaltung.
Nur wenn die Organisationsrichtlinie dies erlaubt und die Adresse verifiziert wurde. Die Unternehmensrichtlinie kann einen von der Führungskraft vermittelten oder identitätsgeprüften Prozess verlangen.
Nein. Verwenden Sie ein temporäres Startpasswort und verlangen Sie eine sofortige Änderung.
Vermeiden Sie, alle Zugangsfaktoren über einen einzigen Zustellweg zu senden. Befolgen Sie den genehmigten Einrichtungs- und Wiederherstellungsprozess des Zielsystems.
Erstellen Sie einen privaten Collogue-Link, verlangen Sie die Passwortänderung bei der ersten Anmeldung und schließen Sie die MFA-Einrichtung ab.