Guida pratica
Come inviare in modo più sicuro le credenziali ai nuovi dipendenti
Un flusso semplice per consegnare una password iniziale senza inserirla nell’e-mail di onboarding.
Pubblicato: 18 maggio 2026
Limiti dell’implementazione attuale
Il client attuale cifra il testo nel browser e inserisce il contenuto cifrato nell’URL. La password condivisa separatamente non fa parte del link. Non esiste un server applicativo che memorizzi, recuperi, elimini o consumi i messaggi una sola volta.
Ulteriore contesto
Risposta diretta: Verifica il canale di contatto del dipendente, crea una password temporanea che debba essere cambiata al primo accesso, inviala tramite un link privato Collogue, richiedi la registrazione della MFA e revoca la credenziale se link e password potrebbero essere stati divulgati.
L’onboarding è un rituale di sicurezza svolto sotto la pressione delle scadenze.
Il dipendente ha bisogno di accesso. L’IT deve verificare che l’identità sia corretta. Le risorse umane devono completare il processo. L’e-mail è disponibile, quindi la password temporanea viene spesso inserita direttamente nel messaggio di benvenuto.
Funziona. Crea anche un record leggibile e duraturo della credenziale.
Un processo migliore separa le istruzioni dal segreto temporaneo.
- la data di inizio approvata;
- l’identità del dipendente;
- l’indirizzo di destinazione;
- se l’e-mail personale è consentita dalla policy;
- il responsabile o sponsor del dipendente;
- i sistemi di cui ha realmente bisogno.
Non concedere accesso privilegiato solo perché compare in un foglio di onboarding inoltrato.
Il dipendente non dovrebbe continuare a usare la password consegnata dall’IT.
Il canale ordinario può contenere:
- l’URL ufficiale di accesso;
- il nome utente;
- le istruzioni iniziali;
- il contatto dell’assistenza;
- i passaggi per registrare la MFA;
- un promemoria per mantenere privati il link e la password condivisa separatamente.
Il messaggio Collogue contiene la password temporanea.
Negli ambienti a rischio più elevato, fornisci parte del contesto tramite il responsabile o un altro canale verificato. Segui la policy dell’organizzazione invece di inventare un rituale improvvisato.
La tua password temporanea si trova nel link privato qui sotto. Usa la password condivisa separatamente, scegline una nuova dopo il primo accesso e registra l’autenticazione a più fattori. Se uno dei due elementi potrebbe essere stato divulgato, contatta l’IT affinché possiamo sostituire la credenziale.
Il dipendente non deve comprendere testo cifrato, fragment URL o cifratura autenticata per iniziare in sicurezza.
Non inviare codici di recupero permanenti nella stessa e-mail di onboarding, salvo che la policy lo richieda e il rischio sia stato valutato.
Il sistema di identità di destinazione dovrebbe imporlo. Collogue controlla la disponibilità del messaggio, non la validità dell’account.
Tratta la password temporanea come esposta.
- reimpostala;
- controlla l’attività di accesso;
- verifica l’indirizzo del dipendente;
- crea una nuova password;
- invia un nuovo link privato;
- prova il comportamento dello scanner e-mail dell’organizzazione se il problema si ripete.
Poiché la password è temporanea, sostituirla dovrebbe essere semplice.
È un vantaggio di progettazione, non un inconveniente.
- credenziale creata;
- link inviato;
- destinatario verificato;
- primo accesso completato;
- password cambiata;
- MFA registrata;
- accesso temporaneo revocato.
Il registro non deve contenere la password né il link privato completo.
Una buona auditabilità registra le azioni, non i segreti.
- il dipendente riceve accesso amministrativo;
- è richiesta una prova dell’identità;
- sono coinvolti sistemi regolamentati;
- le approvazioni devono essere imposte;
- si applicano controlli geografici o contrattuali;
- l’organizzazione dispone di una piattaforma di onboarding approvata.
Collogue può supportare la consegna. Non sostituisce la governance delle identità.
Solo se la policy dell’organizzazione lo consente e l’indirizzo è stato verificato. La policy aziendale può richiedere un processo mediato dal responsabile o verificato tramite l’identità.
No. Usa una password temporanea iniziale e richiedi una modifica immediata.
Evita di consegnare tutti i fattori di accesso attraverso un unico canale. Segui il processo approvato di registrazione e recupero del sistema di destinazione.
Crea un link privato Collogue, richiedi il cambio della password al primo accesso e completa la registrazione della MFA.